关于非程序员的文件管理自动化问题

我现在做媒体相关职业，所以有大量数据存储的需要，但我不想用 NAS 不想用 RAID ，因此我决定买亿些盘（ 3-8 块，也不多）其中一些盘作为备份盘，背景知识如下

• 每个盘的大小是不一样的
• 用作备份的盘占少部分，例如数据盘 8T ，备份盘 4T
• 机械与固态都有，大小依然不等

我现在有这样的需求

1. 有一个小固态硬盘（目前是 120G ，后面可能会换成 500G 或者 1T 的）仅作为缓存盘，这个盘十分容易爆仓。有什么软件可以在硬盘要满的时候自动删除最老的一批文件
2. 目前有一个 3T 的盘想作为备份盘，有什么软件可以自动识别其他盘新增的文件和删减文件，并且能添加各种规则。例如有些同步是基于磁盘的，有些是基于文件夹的
3. 有什么软件可以识别特定的 U 盘插入后，对该 U 盘的特定文件夹进行自动备份，识别增减并同步到磁盘，且这个过程可以随时暂停，不影响我随时拔掉 U 盘

我不是程序员，解决上面问题的办法希望尽量通过已有的软件进行，不然搞不定啊！